Modul de organizare si functionare al asociatiilor de proprietari este reglementat de Legea nr. 196/2018, intrata in vigoare spre finalul anului 2018. Aceasta a inlocuit vechea lege a asociatiilor, Legea nr. 230/2007. Astfel, asociatiile trebuie sa adopte un statut care stabileste modul de organizare, regulile generale de functionare si atributiile asociatiei de proprietari, ale adunarii generale, ale comitetului executiv, cenzorului sau comisiei de cenzori si administratorului de bloc.
Pe langa statut, orice asociatie trebuie sa intocmeasca un regulament de bloc pe care sa il respecte toti locatarii din imobil. Acesta cuprinde regulile pe care trebuie sa le respecte locatarii blocului sau conditiile in care pot fi folosite spatiile comune ale imobilului, dar si normele de comportament si buna vecinatate dintre proprietari.
Modelele privind statutul si regulamentul de bloc sunt stabilite prin Ordinul nr. 1.058/2019. Conform legii, fiecare asociatie are obligatia de a intocmi aceste documente, insa ele pot fi adaptate.
In prezent, legea prevede ca organizarea asociatiei este reprezentata de adunarea generala, comitetul executiv, cenzorul sau comisia de cenzori (care trebuie sa aiba neaparat studii juridice sau economice) si presedintele asociatiei.
Asociatiile de proprietari au obligatia de a se ocupa de toate chestiunile care tin de administrarea, exploatarea, intretinerea, repararea, reabilitarea si/sau modernizarea, dupa caz, a proprietatii comune aferente blocului.
Deciziile se iau intotdeauna in cadrul adunarii generale a asociatiei, la care e indicat sa participe toti membrii. Este de precizat ca, potrivit Legii nr. 196/2018, presedintele/administratorul nu mai poate vota in numele altora, reprezentarea putand fi facuta doar prin procura scrisa si semnata.
Comitetul executiv, format din presedintele asociatiei si un numar par de membri ai asociatiei, are obligatia de a convoca adunarea generala a asociatiei de proprietari cel putin o data pe an sau ori de cate ori este necesar. Tot comitetul executiv trebuie sa duca la indeplinire hotararile asociatiei, sa recalculeze cotele-parti indivize rezultate in urma modificarii suprafetelor utile ale apartamentelor, sa stabileasca programul de incasari al asociatiei s.a.m.d.
Conform Legii nr. 196/2018, comitetul mai are obligatia de a urmari recuperarea eventualelor datorii la asociatie, de a propune un sistem de penalizari si de a initia si apara interesele asociatiei, inclusiv prin procese in instanta.
Obligatii privind banii incasati de/ prin asociatie
Legea nr. 196/2018 prevede ca este obligatorie repartizarea cheltuielilor comune ale condominiului. Potrivit legii, un condominiu este un “imobil format din teren cu una sau mai multe constructii, in care exista cel putin 3 proprietati individuale reprezentate de locuinte si locuinte sau spatii cu alta destinatie, dupa caz, si cote-parti indivize de proprietate comuna".
Cheltuielile comune ale condominiului se refera la cheltuielile pe numarul de persoane ce locuiesc intr-un apartament, cheltuieli pe consumuri individuale, cheltuieli pe cota-parte indiviza, cheltuieli pe beneficiari, cheltuieli pe consumatori tehnici si cheltuieli de alta natura.
Conform legii, asociatiile de proprietari trebuie sa aiba un singur cont bancar, prin care sa treaca aproximativ toate sumele incasate (de la locatari si nu numai). Astfel, administratorul nu mai poate plati furnizorii de servicii sau produse pentru diverse lucrari, fie ele de intretinere sau de reparatii, decat prin intermediul contului curent al asociatiei.
Atunci cand se primeste o suma de bani in numele asociatiei, e obligatoriu ca ea sa fie transferata in acest cont unic in cel mult o zi. Ca o exceptie de la aceasta regula si doar cu acordul adunarii generale a asociatiei de proprietari, administratorul poate pastra o suma de cel mult 1.000 de lei pe luna pentru efectuarea de plati pentru cheltuieli neprevazute.